Главная Бизнес

Переезд в новый офис.

офисный переездПереезд фирмы в новый офис можно сравнить с самым настоящим стихийным бедствием. И не важно с чем он связан: с укрупнением фирмы или с поиском более дешевых арендуемых площадей. В результате переезда можно потерять не только важную документацию, но и партнеров-клиентов. А самое главное, что на репутации фирмы переезд может отразиться не лучшим образом.

Для того, чтобы минимизировать возможные потери, рекомендуется придерживаться следующих советов.

Переезжаем сами или нужна помощь?

На сегодняшний день на рынке услуг присутствует такая сфера деятельности, участники которой за ваши деньги помогут вам же осуществить переезд из одного офиса в другой. Мувинговые компании с радостью предоставят в ваше распоряжение трезвых, одетый в униформу, опытных грузчиков.

Смекалистые, коммуникабельные мужчины с удовольствием упакуют, погрузят и перевезут офисную утварь и ваш документальный архив, используя свой инвентарь и автотранспорт. Если у Вас серьезный бизнес и большой офис, то удобнее всего обратиться за помощью именно в такую организацию.

Но если Ваш дружный коллектив насчитывает не более 20-30 человек, то скорее всего можно будет обойтись своими силами. Упаковать папки и бумаги в коробки сможет любая барышня. Скорее всего сложится так, что бумаги каждый сотрудник будет упаковывать свои, при этом желательно подписывать коробки дабы избежать в дальнейшем путаницы. Отключить от сети компьютеры и комплектующие сможет ваш штатный или приходящий специалист по IT-технологиям.

Разборку мебели можно доверить работникам мужского пола. Нанять одного-два грузчика, а также транспорт особого труда не составит. Общеизвестен тот факт, что женщины обожают заниматься перестановкой, и если они войдут во вкус, то не только коробки с документами смогут погрузить, но и помогут в погрузке мебели не хуже грузчиков.
В общем, определяться с данным вопросом нужно заранее, исходя из ваших объемов, готовности персонала к помощи и наличия финансовых возможностей.

При переезде следует помнить, что существует ряд сопутствующих факторов, которые могут повлиять на деятельность компании. Заранее продумайте и спланируйте следующий ряд вопросов:

- заблаговременно предупредите всех клиентов и партнеров (действующих и планируемых) о смене адреса и сообщите им дату переезда;
- в день переезда следует отменить, либо перенести на другую дату все платежи и поступления на расчетный счет;
- заранее обговорите дату переезда с отделом бухгалтерии. Они не очень обрадуются, если вы запланируете переезд на конец месяца или квартала во время отчетности;
- заранее позаботьтесь о подключении телефонной линии в новом офисе. В случае, если уведомить всех клиентов и партнеров не удалось, то в новый офис можно отправить заранее одного работника, который сможет отвечать на звонки и попробует донести до незнающих важную информацию;
- не забывайте о вывеске. Если снимать ее нужно в самый последний момент, то установить на новом месте советуется в первую очередь.

Подробный план переезда

Нужно предварительно составить план размещения в новом офисе, учитывая все конструктивные особенности помещений и расположение коммуникаций. Далее вы можете отдать план размещения на ознакомление и "растерзание" своим работникам. Главной персоной, ответственной за переезд, конечно же является руководитель, но можно назначить ответственных за отдельные участки. Бумаги следует доверить бухгалтерии, мебель - кладовщику или специалисту хозяйственного отдела, компьютеры и оргтехнику - специалисту IT. Желательно составлять подробные описи документов, которые упаковываются в коробки, с указанием конкретного ответственного лица. Заранее закупите скотч, разноцветные стикеры и небольшие пакетики для фурнитуры от мебели. "Запчасти" от конкретного стола положите в пакетик и прикрепите его к столешнице, шнуры от компьютеров тоже следует подписать стикером и приклеить его скотчем. Продумайте заранее методы транспортировки цветов, картин, аквариумов, кофеварок, зеркал и прочего. Содержимое сейфа лучше забрать директору или транспортировать вместе с сейфом.

Любой переезд - это тяжелое испытание не только для самой фирмы, но и для коллектива. Продуманный и организованный переезд сплотит Ваших работников не хуже любого тренинга.


Комментарии 

 
0 #1 валера 22.05.2012 13:03
СПАСИБО!
Цитировать
 

Ваш комментарий

Защитный код
Обновить