Главная Бизнес

Типы деловых писем.

типы деловых писемФорма деловой переписки, на сегодняшний день, должна быть не только понятной и ясной, но и краткого содержания.
Существуют несколько типов деловых писем. Рассмотрим их.

Первый тип - это письмо - просьба. Оно формулируется четко и кратко. Если есть пояснения к просьбе, то следует их изложить как можно сжатее. Обязательно подчеркните личную заинтересованность и за ранее поблагодарите за исполнение вашей просьбы.

В некоторых случаях будет уместно закончить письмо "Заверяем Вас, что представленная вами информация будет использованная строго конфиденциально".

Второй тип делового письма - письмо - извещение. Это письмо посылается, как жест вежливости (за быстрый ответ, выражение готовности к сотрудничеству и т. д.) или же как определённое информационное сообщение. Под таким письмом достаточно подписи секретаря или референта.

Третий тип - письмо - напоминание. Такое письмо отправляется адресату в тех случаях, когда не удаётся в результате телефонных переговоров или личных контактов добиться своевременного результата. Цель письма - тактично напомнить адресату о взятых им на себя обязательств и сроках их выполнения. Лишь при крайних обстоятельствах можно намекнуть на санкции. которые могут впоследствии возникнуть.

Четвёртый тип - письмо - подтверждение. Чаще всего оно является подтверждением данных ранее гарантий и обещаний. Такое письмо выполняет не столько юридическую функцию. скорее моральную. Выражает готовность поддержать предложение адресата. Или же подтверждение своевременного получения документов.

Пятый тип - письмо - претензия. Это письмо, своего рода, официального предупреждения. В нём должны содержаться основания для предъявления претензии, сами претензии, конкретные требования стороны, предъявляющей претензии.

Шестой тип - письмо - отказ. В этом письме содержится ответ на претензию клиента или партнёра. Правильно составленное письмо помогает, не смотря на отказ, дальнейшему сотрудничеству сторон.
В начале письма должен располагаться нейтральный комментарий, в котором перечисляется с чем вы согласны, затем причины отказа. Конец письма должен нести позитивный характер, не смотря на то, что вы не удовлетворили высказанную претензию. Упомяните о готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Седьмой тип - письмо - извинение. Бывают ситуации, когда приходится составлять письмо - извинение, по какому - либо поводу. Обычно оно содержит изложение причин, по которым что - то не состоялось, встреча, конференция или же вы не присутствовали на каком - то важном мероприятии.

Восьмой тип - гарантийное письмо. Является формой письма как обязательство оплаты за покупку, услуги... Содержит конкретный вид операции, которую стоит произвести. Конец письма гарантирует оплату и указываются банковские реквизиты. Имеет две подписи, руководителя и главного бухгалтера.

Девятый тип - циркулярное письмо. Цель таких писем донести одну и ту же информацию нескольким адресатам (дочерним фирмам, филиалам). Рассылает эти письма руководящая организацией, личная подпись нужна только на первом экземпляре, а на остальных - факсимиле.


Ваш комментарий

Защитный код
Обновить